普段のMeguro.esの費用について
アンケートを取りました。
Meguro.esのサイトに記事を書きましたが アンケートを取りました。
アンケートに答えていただいた方、ありがとうございました。今回は、その結果を受けてのMeguro.esでは懇親会にどのようなお金と労力をかけているのか紹介したいと思います。
当日欠席と集金
Meguro.es では、過去19回スポンサーのみなさまのご厚意で、無料参加での飲食提供ができていました。 集金ではなく、スポンサーを集めていたの理由があります。
「事前注文を行うと、ドタキャンが発生で赤字が出る可能性がある、運営がそこまでリスクを負いたくない。」という理由です。
無償でイベント運営をしているため、赤字リスクを負いたくないという気持ちがあります。
集金後に発注をすることでリスクを抑えることができますが、当日のオペレーションを複雑にしてしまうため それも避けたいと思っています。
今までは、スポンサーのみなさまのご厚意に甘えることで、万が一参加人数が少なくなっても金銭的なリスクを負わなくしていました。
(もちろん、事前にお話していた人数が集まらなかったことに対してはスポンサーに申し訳ない気持ちになります)
1,000円の壁とMeguro.es
アンケートでは、多くの人が1,000円まではOK,それ以上になるとNGを出す傾向がありました。 記事でも触れましたが、Meguro.esのコンセプトである「乾杯から始める勉強会」を1,000円で実現するのはちょっとだけ厳しいのです。
Meguro.es での発注内容
注文しているものは主に4つです。
- アルコール (開始時〜)
- ソフトドリンク (開始時〜)
- 菓子類 (開始時〜)
- 軽食 (懇親会〜)
「乾杯から始める勉強会」というコンセプトですので、アルコール・ソフトドリンクは用意します。 特に、# 14 でソフトドリンクを切らす失態をしたことがあるので、必ずソフトドリンクは多く用意しています。
アルコール類を提供している会なので、ソフトドリンクを余らせるべきというのを心がけています。 体調と相談して適正飲酒をお願いします。
お菓子を開始時に用意してあるのも、空腹時の飲酒を避けるためです。
Meguro.esでの注文
Meguro.es では、スポンサーをしていただく時に2つの方法があります。
- 我々が注文して、領収書をお渡しする。または請求書をお送りするケース
- スポンサー企業様にすべておまかせするケース
1.の我々が発注するケースが多いのですが、その際は1,200円/人 ぐらいで発注をかけています。
注文内容
45名(募集50名・参加率70%+発表枠・スタッフ10名の参加) の場合を仮定するとこのような注文になります。
| 品名 | 単価 | 個数 | 小計 |
|---|---|---|---|
| ビール | 208 | 24本 | 4,992 |
| チューハイ | 126 | 48本 | 6,048 |
| ソフトドリンク(1.5L) | 205 | 8本 | 1640 |
| プラコップ(10個) | 108 | 4ケース | 432 |
| お菓子大袋(白い粉) | 192 | 3袋 | 576 |
| お菓子大袋(実) | 324 | 3袋 | 972 |
| お菓子大袋(マアム) | 409 | 3袋 | 1,227 |
| お菓子大袋(歌舞伎) | 204 | 3袋 | 612 |
| ピザ(マルゲリータ的なL) | 2,235 | 5枚 | 11,175 |
| ピザ(気まぐれ的なL) | 2,460 | 4枚 | 9,840 |
| ピザ(チーズ的な) | 2,560 | 4枚 | 10,240 |
合計47,754円の注文です。1人平均で1,061円です
アルコールが 72本、ソフトドリンクが(350ml換算で)34本分ぐらいです。 ピザが18枚ありますが、いつも注文するピザ屋のピザはLサイズが1.5人前なので、27人前です。
Meguro.esでは、19時30分に乾杯をし、22時頃まで懇親会がありますので、 ドリンクが一人平均2本強必要です。
ちなみに、毎回の傾向から、この注文内容だと、アルコールは懇親会中盤にはなくなりますし、ピザもすぐなくなります。 お菓子が少しとソフトドリンクが1,2本余るくらいです。
現時点での構成では、1人1,000円では足りないのです。
おそらく予算内に収めるにはクーポンや、安めのピザ屋を狙ったりというテクニックがあるのだと思います。
または、ビールの代わりに第3のビールを提供すれば予算内に収まりますが、それでも本数的には足りていない事になります。
1,000円で一定のクオリティを出している勉強会には、頭が上がりません。
本当はソフトドリンクも缶で提供したい
本来はソフトドリンクも缶にしたいという希望があります。アルコールとノンアルコールで体験が違うのは良くないと思ってます。 乾杯の時に列ができてしまったり、1人だけプラスチックのコップだったり…ノンアルコール派の方には不便な思いをさせています。
ただ、料金が上がってしまうこと、カクヤスさんが冷やしのソフトドリンク配送に対応していないことから見送っています。
お茶や炭酸飲料、オレンジジュースの冷やし缶が販売されれば缶にすると思います。
そうなったら、アルコールや軽食の量が減るかと思いますが、そのときはよろしくおねがいします。
食の多様性への対応
実は、食の多様性のことは全く考えられていません。
全員が何かしら食べられるもの、飲めるものを確保できるようにしたほうが良いとは思っているのですが 知見がなく…需要もわからず、金銭的なゆとりもないというのが現状です。
是非アイディアをいただければと思っています。
さらに他の出費もある
Meguro.es では、その他に備品として厚手1の45リットルゴミ袋、ウェットティッシュ、名札、ペン2を用意しています。 これらは運営スタッフが個人スポンサーとなって提供しているものです。
時間も使う
当然ですが、これらの手配、先方とのやり取り、告知ページ作成、当日の運営でかなりの時間を使います。
勉強会を継続して開催するには、お金より、この時間の方が大きな負荷になります。
例えば、2017年暮れから2018年にかけて、隔月ペースが崩れたのも、私が体調を崩してしまったからです。
仕事が忙しかったり、体調を崩すと時間がかけられなくなってしまうのです。3
準備に時間がかかるので会がはじまれば、一安心です。なのでせめて当日はゆっくりとお話を聞きたい 4ので、みなさまご協力お願いします。